CHUẨN BỊ GÌ CHO HỘI THẢO KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY

Thursday, 09/02/2017 - p10

Các buổi hội thảo (workshop), đại hội cổ đông, hội nghị (convention) hay nói chuyện chuyên đề (seminar) đều cần có sự sắp xếp tươm tất, chu đáo của Ban tổ chức dù số lượng khách nhiều hay ít.

Kết cấu thông thường  của một buổi hội nghị hay hội thảo gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới, trao đổi -thảo luận, các trò chơi, văn nghệ, rút thăm trúng thưởng.

Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề là phần quan trọng nhất, nó sẽ quyết định mục đích tổ chức và mục đích tham dự của mọi người.

Đối với những chương trình bán vé hay mở cửa tự do, thì nội dung chương trình sẽ quyết định số lượng khách tham dự. Nếu chủ đề chương trình thú vị và bổ ích mọi người sẽ tham gia nhiều. Vì vậy, nên làm một phiếu khảo sát dành cho những người tham dự tiềm năng, để tìm chủ đề mà họ thích và muốn tham dự.

 

Nội dung là linh hồn của một chương trình hay hội thảo

 

Làm việc với các diễn giả, người phát ngôn, khách mời

 Ban tổ chức cần làm việc trước với các diễn giả hay khách mời, bàn bạc về nội dung, thời gian nói chuyện. Ban tổ chức cũng cần chuẩn bị trước với các diễn giả những tình huống xảy ra bất ngờ như diễn giả nói quá giờ hay khách tham dự có quá nhiều câu hỏi. Ngoài ra, các chi tiết về phương tiện đi lại và nơi ở cho các khách mời ở xa cũng cần lưu ý.

Thông tin về diễn giả và khách mời nên được công bố rõ ràng. Nếu diễn giả là người nổi tiếng, việc này sẽ giúp tăng uy tín cho chương trình của bạn.

 

Ban tổ chức cần làm việc với các diễn giả và khách mời trước hội thảo

 

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Bạn nên tìm địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích của chương trình, ví dụ như tổ chức hội thảo bạn cần tìm một nhà hàng hay khách sạn rộng lớn sang trọng, còn tổ chức workshop nhỏ thì một quán café ấm cúng sẽ phù hợp hơn. Bạn cũng nên xem xét diện tích và cơ sở vật chất của địa điểm có phù hợp hay không, nếu hội thảo của bạn có khoảng 500 người nhưng bãi giữ xe của nhà hàng quá nhỏ thì có thể xảy ra những rắc rối. Việc xem xét trang thiết bị của nơi tổ chức hết sức quan trọng, liệu âm thanh có tốt và đủ lớn cho phòng hội thảo 500 người, máy chiếu, ánh sáng có ổn định không và cả các biện pháp dự trù nếu có sự cố kĩ thuật.

 

Hội thảo cần tổ chức tại trung tâm hội nghị chuyên nghiệp

 

Truyền thông cho sự kiện

Nếu hội nghị dành riêng cho nhân viên của công ty thì bạn chỉ cần dán thông báo. Nhưng nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn, bạn cần đầu tư cho công tác tuyên truyền. Một số kênh thông tin bạn có thể dùng như: Email, mạng  xã hội, báo chí, diễn đàn, gọi diện trực tiếp,…

Thời gian để PR cho chương trình cũng rất quan trọng, không thể đến gần sát ngày tổ chức bạn mới thông báo hoặc tuyên truyền từ 2-3 tháng trước. Việc PR đúng lúc sẽ giúp chương trình của bạn phổ biến rộng rãi và khách tham dự cũng có thể sắp xếp thời gian.

 

Chiến lược truyền thông tốt và thời gian thích hợp sẽ gây tiếng vang cho hội thảo của bạn

 

Việc đăng kí

Bạn cần xem xét về hình thức đăng kí của khách tham dự. Nếu chương trình có bán vé thì mua vé với hình thức nào, tính toán giá vé hợp lý, dự trù các trường hợp khách tham dự không đông như dự tính thì có nên tăng giá vé hay không.

Hội thảo là một cơ hội rất tốt để bạn có thể lấy thông tin khách hàng, yêu cầu khách tham dự điền thông tin vào phiếu đăng kí hay phiếu rút thăm trúng thưởng chẳng hạn.